Wist je dat iedere ondernemer verplicht is om een administratie bij te houden en deze administratie minstens zeven jaar lang te bewaren?
Wat wordt verstaan onder administratie?
Er wordt vaak gedacht dat de administratie alleen de boekhouding betreft. Dit is echter niet juist. Onder administratie valt ook de agenda, zakelijke overeenkomsten, gewerkte uren, zakelijke kilometers gereden met je privé auto enzovoort.
Waarom moet je administratie bijhouden?
De administratie van een onderneming wordt gebruikt als basis voor de aangiften. In een administratie vind je bijvoorbeeld verkoopfacturen, inkoopfacturen, betaalde en ontvangen bedragen en privékosten terug. Het is daarom van belang dat de administratie altijd up-to-date is en volledig is bijgewerkt. Daarnaast geeft een nauwkeurig bijgehouden administratie inzicht in hoe het met het bedrijf of de onderneming gaat. De Belastingdienst moet uit de administratie de winst of het verlies, de omzet en de kosten kunnen halen.
Digitale administratie
Vroeger ging alles met pen en papier, maar tegenwoordig zijn er diverse softwaresystemen verkrijgbaar die je helpen om de administratie op te zetten en bij te houden. De gegevens mogen alleen nog op papier worden bewaard als er sprake is van een kleine administratie die snel te controleren is. In alle andere gevallen moeten de gegevens digitaal worden bewaard voor een periode van zeven jaar. Voordelen van het gebruiken van softwarepakketten zijn bijvoorbeeld dat je altijd en overal toegang hebt tot de boekhouding, de boekhouder op afstand mee kan kijken, er een back-up wordt bijgehouden en uiteraard dat het je veel tijd bespaart.
Wat is het verschil tussen administratie en financiële administratie?
Bij administratie kun je denken aan personeelszaken zoals de registratie van vrije dagen, logistieke zaken, ledenadministratie of bijvoorbeeld patiëntenadministratie. De financiële administratie houdt alle financiële handelingen bij, denk hierbij aan de boekhouding. De boekhouding geeft inzicht in hoe het met het bedrijf gaat en op basis van de boekhouding kan ook de strategie voor de toekomst worden bepaald.
Wat zijn de werkzaamheden van een administratief medewerker?
De taken van een administratief medewerker bestaan uit bijvoorbeeld administratieve en ondersteunende taken zoals het uittypen van verslagen en documenten, telefoon beantwoorden, klanten ontvangen, vergaderzalen in orde maken, facturatie, urenadministratie, brieven versturen, vakantiedagen registreren en bijhouden en data input.
Wat zijn de werkzaamheden van een financieel administratief medewerker?
In deze functie assisteer je de administrateur of boekhouder en help je met de financiële administratie. Denk hierbij aan het controleren en verwerken van binnenkomende en uitgaande facturen, debiteurenbeheer, crediteurenbeheer, betalingen klaarzetten, tussenrekeningen aansluiten en inboeken van bank- en kasboek.
Wat is een secretariaatsmedewerker?
Verder heb je natuurlijk ook nog de secretaresse met de mannelijke variant secretariaatsmedewerker. Deze functie vind je terug in heel veel bedrijven en ondernemingen zoals advocatenkantoren, scholen, stichtingen en in het bedrijfsleven. Vaak voer je in deze functie algemene ondersteunende taken uit zoals het voeren van de administratie, archiveren, notuleren, telefoonbeheer en het bijhouden van de agenda. Je kunt je ook richten op de medische kant en medisch secretaresse worden. Dan verricht je secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden in bijvoorbeeld een ziekenhuis of verpleeghuis. Je zult je in dit beroep naast algemene secretariële zaken bezighouden met patiënt afspraken maken, spreekuren voorbereiden, dossiers van patiënten bijhouden en declaraties afhandelen. Misschien heb je altijd al interesse gehad in juridische zaken en ligt een baan van juridisch medewerker je wel meer. Je houdt je bezig met wetten en regels en regelt zaken waarvoor wettelijk iets geregeld moet worden. Verder geef je bijvoorbeeld juridisch advies aan klanten en houd je dossiers bij.
Je ziet dat je met een administratieve opleiding vele kanten op kunt. Profiteer tot en met 25 mei van kortingen tot 100 euro op alle administratieve opleidingen en kies een opleiding die bij je past.